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标书文件翻译方法


南京同传翻译公司认为招投标翻译是一项系统的、严谨的工程,一方面招标文件的翻译要向投标人传递准确的招标信息和招标要求,另一方面投标书的翻译又要将投标人对招标文件的响应准确地呈现给招标人。因此,不仅要求翻译时工作做到语言准确,而且要求保持招标文件和投标书的术语和文本规范高度一致。相对来说,翻译的语言或者语法准确性是较低层次的,一般翻译都能达到要求;而保持招投标文件术语和文本规范的一致性,准确地选用招投标术语,是招投标翻译中需要重点关注的问题。

1.了解招标方式

在不同的法规体系下,对招标方式(type of tendering)的规定不尽相同,归纳如下:

  • 《世界银行采购指南》定义了13类招标/采购方式

- 国际竞争性招标(international comparative bidding)

- 有限国际招标(limited international bidding)

- 国内竞争性招标(domestic comparative bidding)

- 询价采购(shopping)

- 直接签订合同(direct contracting)

- 等等

  • 《世贸组织政府采购协议(WTO GPA)》定义了3类招标方式:

- 公开招标(open tendering)

- 择性招标(selective tendering)

- 局限性招标(limited tendering)

  • 《香港特别行政区政府采购》规则定义了4类招标方式

- 公开招标(open tendering)

- 选择性招标(selective tendering)

- 资格预审招标(prequalified tendering)

- 单一招标或局限性招标(single or restricted tendering)

  • 《中华人民共和国招投标法》定义了2类招标方式

- 公开招标(open tendering)

- 邀请招标(selective tendering)

2.关于招投标主体及相关专业术语的翻译

招投标专业术语翻译是招投标文件翻译中比较容易混淆的内容,主要原因是由于tender (及其变体 tenderer和 tendering) 和 bid (及其变体bidder和bidding)在英语词义上都具有招标和投标的双重含义,而且参考以上国际性文件,不同的文本对这两个词选取了相反的含义。

  • 在《世界银行采购指南》中,招投标主体及相关专业术语如下:

- 招标人:tenderer

- 投标人:bidder

- 联营体:joint venture

- 招标代理:bidding agency

- 采购公告:procurement notice

- 招标公告:notification of bidding

- 招标文件:bidding documents

- 招标号:bidding no.

- 投标邀请:invitation for bids

- 招标资料表:bidding data sheet

- 投标人须知: instruction to bidders

- 招标附录:appendix to tender

- 投标保证金:bid security

- 履约保证金:performance security

- 投标书:bid

- 投标书的提交: submission of bid

- 开标:bid opening

- 评标:bid evaluation

- 授予合同:award of contract

- 中标通知:notification of award

  • 而在《世贸组织政府采购协议(WTO GPA)》中,招投标主体及相关术语如下:

- 招标人:contracting party, contracting authority, employer

- 投标人:tenderer

- 招标文件:tender documentations, tender documents

- 投标邀请:invitation to tenders

- 招标公告:tender notice

- 招标资料表:tendering data sheet

- 投标人须知: instruction to tenderers

- 招标附录:appendix to bid

- 投标保证金:tender security

- 履约保证金:performance security

- 投标书:tender

- 投标书的提交: submission of tender

- 开标:tender opening, opening of tender

- 评标:tender evaluation, evaluation of tender

- 授予合同:award of contract

- 中标:award of tender

由此可见,在不同法规体系的招投标书中,对于专业词汇的使用具有较大区别,甚至招标和投标用词完全颠倒的情况。因此,在招投标项目文件翻译过程中,首先要对招标文件进行完整的分析,找出招标文件采用的是哪种文本规范或者招标文件需要按照哪种文本规范进行翻译。这样,就能准确把握其中的专业词汇,不至于在翻译过程中将“招标”及“投标”误译。其次,对于投标书(或投标文件)的翻译,应该严格遵循招标文件中采用的规范文本,投标书的词汇应与招标文件保持严格的一致,避免招标文件中“招标人”用“tenderer”一词而在投标书中将“投标人”翻译成“tenderer”之类的严重错误。在投标书中严格遵循招标文件的文本规范既体现了投标人对招标人的尊重,也是一种对招标文件的实质性的响应(substantial responsive),这对投标人能否中标有重大的影响。

3. 熟悉招投标流程

虽然在不同法规体系下的招投标书文本规范有较大的区别,但在招投标流程方面基本是一致的。熟悉招投标流程对招投标书翻译的项目组织会有很大的帮助。一般公开招标或选择性招标的招投标流程如下:

  • 招标公告/邀请——招标人在报纸或者互联网等公众媒体上发布招标公告邀请不特定的法人或其他组织投标(适用于公开招标),或者以投标邀请书的方式邀请特定的法人或组织投标(适用于选择性招标)。

  • 获取招标文件——投标人从招标人获取招标文件。

  • 准备投标书——投标人研究招标文件,准备投标书。

  • 招标澄清——招标人可自行对招标文件进行必要的修改和补充,或者根据投标人的对招标文件的疑问进行澄清。

  • 提交投标书——投标人在招标文件规定的截止日期前将投标书提交到招标文件规定的地点。投标书必须用信封密封,并盖投标人公章。在开标前任何投标书不得拆封,否则投标书被判为无效。

  • 开标——在招标文件规定的时间和地点,邀请全部投保人或其代表到场的情况下,招标人或招标代理公开开启全部有效的投标书,并现场宣布投标人名称和投标书报价等(唱标)。

  • 评标/比较标书——开标后,投标人组织平标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法对全部有效的投标书进行评审和比较。投标人根据评标结果确定中标人,接受该投标人的投标书(投标人也有权决定不接受任何投标书)。在评标过程中,招标人可以要求投标人对投标书中的一些细节进行补充或更正,但不能对投标书做重大变更。

  • 中标公告/中标通知书——确定中标人后,投保人根据招标文件规定的日期和方式宣布中标人,如在刊登招标文件的公开媒体上发布中标公告(适用于公开招标),或者向中标人签发中标通知书并向未中标人签发未中标通知书。

  • 授予合同——招标人与投标人根据招标文件和投标书的内容签署合同。

自此,整个招投标流程结束,进入下一步合同履行流程。

4. 关注招投标文件的组成

招标文件和投标书及其相关的补充、修改和澄清是招投标的依据文件。投标书必须根据招标文件的规定做出实质性响应。因此在翻译过程中,必须高度关注招标文件的组成(composition),在对应的投标文件翻译中严格按照招标文件的规定组织投标书,并在投标书中采用与招标文件中一致的术语。

招标文件应向潜在投标人提供他们在准备有关货物和工程投标文件时所必需的所有信息。虽然招标文件的详细程度和复杂程度将随投标范围和合同的大小和性质的不同而有所不同,但它们一般都应包括:

  • 招标公告或投标邀请。

  • 投标人须知。这是招标文件最重要的内容,包含了采购或工程范围(Scope)等总体描述、语言、货币、法律、投标人合格性(Eligibility)、投标有效性(Availability)、投标保证金(Security)和履约保证金(Performance Security)、投标书的组成和准备、招标文件澄清(Clarification)、投标书的提交(Submission)、开标、评标标准(Evaluation Criteria)和方法、标书比较(Comparison)、中标通知(Notification of Award)和授予合同(Award of Contract)等条款的重要信息。

  • 投标书格式。

  • 合同格式、合同条款,包括通用条款(General Conditions)和专用条款(Special Conditions)。

  • 技术规格(Specifications)和图纸(Drawings)、有关的技术参数和规范等。

  • 货物清单(List of Goods)或工程量清单(Bill of Quantities)。

  • 交货时间(Delivery Time)或项目时间表(Project Schedule)。

  • 必要的附件(Appendix),比如各种保证金的格式。

因此在准备投标书时,必须严格依照招标文件进行实质性响应(substantially response)。对于翻译来说,在投标书中运用招标文件中的术语并按照招标文件规定组织投标书也是一种实质性响应。投标书组成应包括:

  • 投标函

  • 投标担保(银行保函)

  • 投标人资质信息

  • 授权书

  • 投标书,包括对招标文件的点对点应答

  • 报价文件(Quotation)或工程量清单报价(Priced Bill of Quantities),包括投标报价说明、报价汇总、报价明细等

  • 项目计划时间表

  • 技术文件

  • 投标书附录

总之,对于招投标文件的翻译切忌望文生义。必须认真分析招标文件所面对的潜在投标人或者招标文件采用文本规范,系统地进行招投标文件翻译

标书翻译|项目建议书翻译

  标书翻译是整个投标过程的重要一环。标书翻译必须表达出使用单位的全部意愿,不能有疏漏。标书翻译也是投标商投标编制投标书的依据,投标方必须对标书的内容进行实质性的响应,否则被判定为无效标(按废弃标处理)。世纪同声依靠严格的质量控制体系、规范化的运作流程独特的审核标准为客户提供一流的标书翻译服务。

标书翻译相关术语

3. 投标货币Tender Currency
投标人提供的货物和服务用美元货币报价。Goods and services to be provided by tenderers shall be quoted in the currency of US dollar.

4. 
投标保证金Tender bond
15.1 
投标人应提交金额为不少于投标报价总价2%的投标保证金,并作为其投标的一部分。Tenderers shall submit a tender bond that is no less than 2% of the total sum of the tender offer. It shall be part of the tender.
15.2 
投标保证金是为了保护招标机构和买方免遭因投标人的行为而蒙受损失。招标机构和买方在因投标人的行为受到损害时可根据本须知第15.7条的规定没收投标人的投标保证金。Tender bond is designed to protect Tenderee and Buyer from losses because of any actions of tenderers. In case Tenderee and Buyer suffers any losses because of any actions of tenderers, the tender bond will be confiscated according to Clause 15.7 of the Notice.
15.3 
投标保证金应用投标货币并采用以下形式:The tender bond shall be in the tender currency and shall be in the following form:
由一家在中华人民共和国国内或国外信誉好的银行用招标文件提供的格式或招标机构接受的其他格式出具的银行保函、不可撤销的备用信用证,其有效期应超过投标有效期三十(30)天;A bank that enjoys good reputation in or outside the People’s Republic of China issues a letter of guarantee and an irrevocable stand-by letter of credit in the form provided by the tender invitation documents or in a form that is acceptable to Tenderee, the valid period being thirty (30) days more than the valid period of the tender;
15.4 
凡没有根据本须知第15.115.3条的规定随附投标保证金的投标,应按本须知第24条的规定视为非响应性投标予以拒绝。Tenders to which a tender bond is not attached according to Clause 15.1 and 15.3 of the Notice shall be rejected as non-responsive tenders according to Clause 24 of the Notice.
15.5 
未中标的投标人的投标保证金,将尽速并不晚于按照本须知第16条规定的投标有效期满后三十(30)天原额退还投标人。Tender bonds of tenderers who fail in the tender will be returned to tenders in full amount as soon as possible and no later than thirty (30) days after the expiration of the valid period of the tender as provided in Clause 16 of the Notice.
15.6 
中标人的投标保证金,在中标人按本须知第34条规定签订合同并按本须知第35条规定交纳了履约保证金后予以退还。The tender bond of the successful tenderer will be returned after the tenderer signs the Contract according to Clause 34 of the Notice and submits the performance bond according to Clause 35 of the Notice.
15.7 
下列任何情况发生时,投标保证金将被没收:Tender bond will be confiscated in case:
1)
投标人在招标文件中规定的投标有效期内撤回其投标;或Tenderers withdraw their tenders within the valid period of the tender as provided in the tender invitation documents; or
2)
中标人在规定期限内未能根据本须知第34条规定签订合同;或The successful tenderer fails to sign the Contract within the prescribed period according to Clause 34 of the Notice; or
3)
中标人在规定期限内未能根据按投标人须知第35条规定提交履约保证金。The successful tenderer fails to submit the performance bond within the prescribed period according to Clause 35 of the Notice.

5. 
投标有效期Valid period of tender
16.1 
根据本须知第19条规定,投标应在规定的开标日后的180天内保持有效。投标有效期不满足要求的投标将被视为非响应性投标而予以拒绝。According to Clause 19 of the Notice, a tender remains valid within the 180 days after the prescribed tender opening date. Tenders with an ineligible valid period shall be rejected as non-responsive tenders

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